Cómo reducir la duración de un Proyecto (Crashing) con WINQSB

Un aspecto relevante en todo Proyecto es lograr estimar el tiempo necesario para completar las distintas actividades que lo conforman. En artículos anteriores hemos analizado el Método de Ruta Crítica (CPM) y la Metodología PERT, asumiendo tiempos de actividades deterministas (fijos) y aleatorios (probabilísticos), respectivamente.

En esta oportunidad consideraremos un Proyecto que consta de 7 actividades y que en condiciones de tiempo normal tiene por Ruta Crítica a las actividades A-D-G con una duración total de 12 semanas:

Tabla Crashing

La tabla anterior incluye adicionalmente información sobre el costo normal de desarrollar las actividades en condiciones de tiempo normal y el tiempo crash que consiste el menor tiempo en el que se podría llevar a cabo la actividad en caso que se «apure».

En muchos proyectos existen actividades que podrían demorar menos si se invirtiera más recursos en ellas (costo crash), sin embargo, hay actividades que no son factibles de acortar (por ejemplo, podría ser el tiempo requerido para obtener un permiso por parte de una oficina del gobierno central, asunto que esta fuera del alcance del gerente del proyecto).

Por ejemplo, si quisiéramos reducir el tiempo de la actividad A de 3 a 2 semanas el costo incremental es de $100. Análogamente el costo de reducir el tiempo de la actividad B en 1 semana sería de $250 (se asume proporcionalidad).

El costo actual del proyecto es de $3.700 (suma de los valores de la columna «Costo Normal») para un tiempo estimado de 12 semanas (A-D-G Ruta Crítica).

Si queremos que el proyecto se demore menos de 12 semanas debemos estar dispuestos a asumir un costo monetario mayor. En este contexto el Análisis de Crashing (reducir la duración de un proyecto a un costo eficiente) resulta vital.

El siguiente tutorial muestra cómo reducir la duración de un proyecto utilizando el software WINQSB:

El menor tiempo en el cual se puede desarrollar el proyecto es 9 semanas con un costo total de $4.450. Para ello se reduce el tiempo de las actividades A y B en 1 semana y D en 2 semanas. Las Rutas Críticas ahora son: A-F ; A-D-G; B-G todas con 9 semanas según se muestra en el siguiente informe de WINQSB:

Resultados Crashing

Es importante destacar que NO se puede seguir reduciendo la duración del proyecto aún cuando algunas actividades aún son factibles de apurar. Esto se justifica en general porque al menos una Ruta Crítica no se puede reducir y en dicho caso no tiene sentido destinar más recursos si esto no se verá reflejado en la duración total del proyecto. Por ejemplo, aún podemos reducir la duración de B de 5 a 4 semanas, sin embargo, la duración de la ruta A-D-G no se puede seguir reduciendo.

Importante: Recomendamos revisar el artículo Formulación y Resolución de un Modelo de Programación Lineal para reducir la duración de un Proyecto (Crashing) que detalla cómo a través de un modelo de optimización encontrar aquellas actividades que deben reducir su duración de modo de desarrollar el proyecto en el menor costo posible (dado un tiempo objetivo). En este contexto un artículo complementario es Cómo determinar la Duración Óptima de un Proyecto a través del Análisis de Crashing.

Probabilidad de terminar un Proyecto en un tiempo determinado con PERT

Cuando se utiliza el método PERT (Program Evaluation and Review Technique) uno de los principales objetivos es considerar la incertidumbre en el tiempo de duración de cada una de las actividades de modo de poder estimar la probabilidad de completar el proyecto en un tiempo determinado. Este tipo de análisis resulta de bastante utilidad en aplicaciones prácticas dado que se entiende que en todo Proyecto existen imprevistos o circunstancias que pueden afectar la duración de una actividad y su impacto se puede traspasar al inicio o termino de otras actividades.

Probabilidad de completar un Proyecto en un tiempo determinado utilizando PERT

Para introducir este concepto consideraremos nuevamente nuestro ejemplo de un proyecto que consta de 9 actividades y que contempla las siguientes secuencias y tiempos estimados para cada uno de sus 3 escenarios:

Tiempo esperado PERT

Luego de obtener la duración del proyecto utilizando la Metodología de PERT y el software WINQSB, se determina que el tiempo estimado para completar el proyecto es de 21,5 semanas y las actividades de la ruta crítica son D-F-G. El paso siguiente es determinar la sumatoria de las varianzas de las actividades que pertenecen a la ruta crítica. La varianza se obtiene como:

Varianza Actividades

Donde b es el tiempo pesimista y a es el tiempo optimista. La siguiente tabla muestra el cálculo de la varianza redondeando a 5 decimales (decisión arbitraria para efectos de desarrollar el ejemplo). Se ha marcado con verde las actividades de la ruta crítica para las cuales en la celda H13 se ha calculado la suma de sus varianzas.

Varianza para PERT

Consideremos ahora que para este proyecto nos interesa calcular la probabilidad de poder terminarlo en 23 semanas o menos. Para ello desarrollamos el siguiente procedimiento que nos indica que dicha probabilidad es un 86,86%:

Probabilidad PERT

Esta probabilidad también se puede obtener con la función de Excel: =DISTR.NORM.ESTAND(1,12)

El siguiente tutorial muestra cómo calcular la probabilidad de terminar el proyecto en 23 semanas o menos utilizando WINQSB. Notar que el resultado es levemente diferente sólo por efecto de aproximación:

Cómo obtener la duración de un Proyecto con PERT y WINQSB

A diferencia del Método de Ruta Crítica o CPM la metodología de PERT (Program Evaluation and Review Technique) considera que el tiempo de duración de las actividades que comprenden un proyecto es estocástico.

Este supuesto implica que para cada actividad tendremos distintos escenarios de ocurrencia sobre el tiempo requerido para llevarla a cabo. Estos escenarios se denominan usualmente como Optimista (a) (el menor tiempo posible), Más Probable (m) y Pesimista (b) (el mayor tiempo en el peor de los casos).

Cada uno de estos escenarios descritos se pondera en 1/6, 2/3 y 1/6, respectivamente para obtener el Tiempo Esperado t_{e} de cada actividad: t_{e}=(1/6*a+2/3*m+1/6*b) y luego obtener el tiempo de duración del proyecto (notar que la suma de las probabilidades de ocurrencia de cada escenario es igual a 1 o un 100%).

Duración de un Proyecto con PERT

En la siguiente tabla se muestra cómo calcular el tiempo esperado para cada actividad de un Proyecto, por ejemplo, el tiempo esperado de la actividad A es de 6 semanas ((1/6)*5+(2/3)*6+(1/6)*7) según se aprecia en la fórmula:

Tiempo esperado PERT

Para poder determinar la duración de un proyecto utilizando PERT consideramos los tiempos esperados para cada actividad y seguimos un procedimiento similar al del Método de la Ruta Crítica o CPM. Otra alternativa equivalente es utilizar un software especializado como WINQSB para obtener la duración del proyecto según se muestra en el siguiente tutorial:

El tiempo estimado para completar el proyecto es de 21,5 semanas y la ruta crítica esta determinada por la secuencia D-F-G. Se puede comprobar que si aplicamos el método de la ruta crítica con los tiempos esperados de cada actividad como tiempo determinista, se obtienen los mismos resultados.

PERT en WINQSB

Cómo obtener la Ruta Crítica (CPM) de un Proyecto con WINQSB

En la gestión de cualquier Proyecto un elemento crucial es estimar el tiempo requerido para poder terminarlo. Para ello se debe determinar si el tiempo necesario para completar cada actividad se puede considerar fijo (o determinista), o por el contrario es recomendable analizar distintos escenarios sobre la duración de las tareas o actividades (generalmente descritas como “normal”, “pesimista” y “optimista”) donde en dicho caso se afirma que el tiempo es estocástico.

El Método de Ruta Crítica o CPM (Critical Path Method) considera que el tiempo de las actividades es determinista y consiste en identificar una secuencia o camino más largo (crítico) que determina la duración del proyecto.

En el caso de proyectos con un número reducido de actividades se puede determinar la ruta crítica a través de simples cálculos manuales (como las que usualmente se realizan en las cátedras de ingeniería, por ejemplo, el ejemplo que se presentará a continuación), no obstante, cuando los proyectos crecen en su complejidad la utilización de un software idóneo resulta indispensable (por ejemplo, WINQSB).

Ejemplo Cálculo de la Ruta Crítica de un Proyecto (CPM) con WINQSB

Consideremos un proyecto que tiene 7 actividades, que siguen una secuencia determinada y requiere de un tiempo (en semanas) según se muestra en la siguiente tabla. Por ejemplo, la actividad G tiene una duración de 4 semanas y se puede iniciar una vez concluidas las actividades B, D y E.

Tabla Proyecto

Utilizando la información de la tabla anterior ingresamos los datos al programa WINQSB, en su módulo PERTCPM según se muestra en el siguiente tutorial:

La Ruta Crítica es A-D-G y el tiempo estimado para poder completar el proyecto es de 12 semanas (3[sem]+5[sem]+4[sem]).

Notar que la ruta crítica es una secuencia de actividades relacionadas entre sí y que tienen holgura igual a cero. Esto significa que un atraso ya sea en A, D o G genera inmediatamente un retraso en el tiempo requerido para completar en proyecto (que actualmente es 12 semanas). Por supuesto no sucede lo mismo con otras actividades, por ejemplo, la actividad E que incluso se podría atrasar 4 semanas y el proyecto aún se podría concluir en 12 semanas.

El siguiente diagrama resume los resultados obtenidos con WINQSB para este proyecto:

Ejemplo CPM